存證信函怎麼寫？範例、費用與郵局寄法一次看懂

存證信函是什麼？郵局證明的是「內容」和「日期」

依《郵件處理規則》第 34 條，存證信函是在交寄掛號信函時加付存證相關資費，照中華郵政規定的方式繕寫，並把內容完全相同的副本留在郵局作為證據的郵件；郵局留存的副本從交寄日起保存三年，期滿後銷毀。

同一規則第 3 條寫明，郵局對寄件內容一律不予證明，唯一的例外就是存證信函留在郵局的副本。中華郵政也說明，郵局的證明以正副本內容相同為限：它證明你寄出的是這些文字，不會替你判斷內容寫得對不對。至於對方有沒有收到，要靠回執：掛號郵件可以加付回執費，由收件人簽章後退回，作為收受的憑據（第 28 條）。

掛號與限時掛號本身的差別，可以看平信、掛號、限時差在哪。

寫之前先準備：用紙、份數與要帶的東西

用紙：郵局買或官方檔案自己印

可以在郵局買「存證信函用紙」（每張 1 元），也可以到中華郵政下載專區下載官方格式（PDF、DOCX、ODT）自己列印，紙張用 A4 即可。自己用電腦做格式的話，欄位與印好的文字必須跟郵局製售的完全相同。

份數：一式三份

官方用紙註明每件一式三份：一份正本寄給收件人，另外兩份是副本，一份留在郵局保存三年，一份由你自己留存。臨櫃辦完，記得確認拿回自己的副本與掛號執據。

同一封信要寄給好幾個人、內容完全相同只差收件人時，副本不必每人做一套：作成「總副本」2 份，再把每位收件人的姓名、地址另紙列出，一起交給郵局。存證費第一件照算，其餘每件減半。

到郵局要帶的東西

• 寫好的信函三份（正本 1、副本 2）。
• 寄件人印章：用紙的寄件人欄要蓋章；寄件人是公司、機關或團體時，還要加蓋單位圖章與法定代理人簽名或蓋章。
• 附件（如果有）：正本附了什麼，副本也要附。
• 信封：收件人與寄件人資料要跟信內寫的一樣，寫法可以參考信封寫法圖解。

格式怎麼寫？照著 6 條官方規定填

1. 每頁 10 行、每行 20 格，一格一字

用不脫色的筆書寫、用打字複寫，或寫好後影印都可以；每格只寫一個字，顏色要明顯、字跡要端正。一頁是 200 格；如果一頁寫超過 220 字又不願重寫，郵局仍會收寄，但這一頁要多收一頁的存證費。

2. 用中文書寫，電腦打字時英數字用全形

存證信函限用本國文字，可以加標點符號與阿拉伯數字；只有外國人名或事物名稱必須引用原文時，才能寫外文。用官方電子檔打字時，英文、數字、符號都要用全形。從 Word 等檔案轉貼時，先把字體大小設為 18、段落設為固定行高 34pt 並靠左對齊、字元間距加寬 2.9pt，文字才會落在格子裡；擅自變更格式樣式的，郵局不予收寄。

3. 信內的姓名、地址、郵遞區號要跟信封一模一樣

中華郵政規定，信函內寄件人與收件人的姓名、地址及郵遞區號，要與信封上寫的相同。最簡單的做法是先把兩邊的地址與郵遞區號查好寫在一張紙上，信內與信封都照這份抄。

4. 寫錯怎麼改：每頁最多塗改 20 字

正副本有塗改或增刪時，要在最後的備註欄註明「在第幾頁第幾行第幾格下塗改增刪幾字」，並由寄件人簽名或蓋章。每頁塗改增刪不得超過 20 字，改太多就只能重寫那一頁。

5. 附件只能是相關文件

附件限於跟這封信有關的文件，文件以外的物品不能附寄。正本有附件，副本也要附；無法製備時，可以用照片或影本代替。附件每張另收 30 元存證費。

6. 公司、團體寄件要蓋單位章

寄件人是機關、團體、學校、公司或商號時，要加蓋單位圖章，以及法定代理人簽名或蓋章。

內文怎麼寫？一份範例看結構

郵局只核對正副本是否相同，內容由你自己負責。常見的寫法分成四個部分，寫得越具體越好：

1. 1事實經過：時間、地點、金額或契約名稱。
2. 2具體請求：希望對方做什麼。
3. 3期限：例如「函到七日內」。
4. 4逾期的後續：對方沒有回應時你打算怎麼做。

下面用「催告返還租屋押金」示範排版：剛好 10 行、一頁的量，數字用國字，每格一個字。人名、地址都是虛構的，實際使用請換成你的內容。

存證信函費用怎麼算？存證費＋郵資

臨櫃交寄的費用分兩塊：付給郵局保存副本的存證費，加上把信寄出去的掛號郵資。

存證費

＊中華郵政國內函件特種資費，106 年 8 月 1 日起實施。

郵資：掛號，通常再加回執

＊中華郵政簡明國內函件資費表，108 年 11 月 1 日起實施；金額已含掛號費 20 元與回執費。

白色與紅色回執差在回執本身怎麼寄回給你：白色回執（回執費 15 元）用平信寄回；紅色回執（回執附掛號費 25 元）用掛號寄回，途中可以追蹤。其他重量可以查中華郵政國內函件資費查詢。

試算範例

＊除特別註明外以不逾 20 公克計；寄 2 人時郵資是兩封掛號附回執。網路交寄的郵資與特別處理費見下一節。另外，在郵局買用紙每張 1 元，沒有算進表內。

怎麼寄？臨櫃與網路交寄比較

臨櫃交寄

帶著三份信函、印章、附件與信封到郵局窗口，說要寄存證信函。窗口核對正副本內容相同後，會在用紙上填寫證明、加蓋郵戳並編號；繳費後你會拿回自己的副本與掛號執據。執據要收好，之後申請查閱郵局副本時要交驗。

網路交寄

中華郵政的「電子函件服務系統」（epostpdf.post.gov.tw）可以線上交寄存證信函，不必到郵局排隊；系統會把信件印製成實體郵件再投遞。個人或團體都可以申請。

1. 1線上申請電子函件帳戶，列印申請表送到郵局並繳驗證明文件；郵局收件後約 3～4 個工作天開通。
2. 2依官方〈存證信函電子檔製作說明〉做好本文 csv 檔，附件存成 pdf 檔（沒有附件就免）。
3. 3登入系統點「存證信函交寄」上傳檔案，用郵政帳戶、預付款、WebATM 或信用卡付款。
4. 4自交寄日的次日起 3～4 個工作天開始投遞。

網路交寄用系統產生的電子章取代實體印章；本文加附件總共不能超過10 張（雙面列印）。你的副本以電子檔提供，需要紙本可以從系統下載列印。費用是存證費，加上一律附回執的掛號郵資（1～3 張 43 元、4～7 張 51 元、8～10 張 59 元），再加特別處理費（第一張含信封 4 元，每多一張 2 元）。

寄出之後：對方不在、不去領怎麼辦？

• 投遞 2 次沒人收：國內掛號函件按址投遞 2 次都無法投交時，郵局會留下招領通知單，請收件人到指定郵局領取。
• 招領 15 天：依《郵件處理規則》第 50 條，招領期間從通知招領的次日起算 15 日，期滿沒人領就退回寄件人。
• 回執寄回來要保存：它是對方收受的憑據。另外，附回執的掛號郵件不能申請改投 i 郵箱。
• 3 年內可以查閱副本：郵局副本保存 3 年，這段期間寄件人可以交驗原掛號執據申請查閱，或另備副本申請證明，費用都是申請時存證費的一半。執據遺失的話要改提供身分證明文件。

郵局副本 3 年期滿就會銷毀，重要的事請把自己的副本、執據與回執一起保存好。信件被退回或對方拒收在法律上怎麼認定，屬於個案問題，本文不做判斷。

存證信函可以寄到國外嗎？

可以。中華郵政自 93 年 3 月 20 日起開放存證信函寄往國外地址，但內容仍要用中文，按國際掛號函件交寄；寄達國沒有辦理回執業務時，不能附回執。郵局只證明發信日期與內容，國外或我國法院是否認同它的效力，郵局不予過問，交寄前請自行評估。

信封上的寄件人地址可以用地址中翻英轉成英文；國際郵件的寄法與資費，可以參考郵局國際包裹怎麼寄。

寄存證信函常見的 5 個錯誤

• ✕信內的收件人地址或郵遞區號，跟信封上寫的不一樣。
• ✕用電腦打字時英文、數字用了半形，排版跑出格子。
• ✕同一頁塗改增刪超過 20 字。
• ✕正本有附件，副本忘了附。
• ✕掛號執據弄丟：之後申請查閱副本要改提供身分證明文件，不是寄件人本人或無法提供時，郵局可以拒絕受理。