使用說明
填好姓名、職稱與公司資料，選一個版型，按「複製簽名」，再到 Outlook 或 Gmail 的簽名設定貼上，表格、顏色與 Logo 都會保留。每個版型只用表格與行內樣式排版，對準最挑剔的傳統 Outlook；行政人員還能產生「公司範本連結」發給同事，全公司的簽名長得一樣。
怎麼用
- 在「你的資料」填姓名、職稱、分機、手機與 Email。沒填的欄位，簽名裡就不會出現那一項。
- 在「公司資料」填公司名稱、總機、網址與中英文地址。英文地址不會寫的話，可以先用口袋工具的中文地址翻英文。
- 要放 Logo 就貼上圖片網址，選 Logo 寬度（見下面的「Logo 圖片網址」）。
- 選版型、主色與欄位標示。預覽就是複製出去的樣子。
- 按「複製簽名」，照下面各信箱的步驟貼上。
貼到各家信箱
下面的步驟照微軟與 Google 的官方說明整理（查核日 2026-09-29），選單名稱以你畫面上的為準。貼上的方法都一樣：在簽名的編輯方塊裡按 Ctrl+V（Mac 是 Command+V）。
新版 Outlook（Windows）
- 選取「設定」，再選取「帳戶」→「簽名」。有好幾個帳戶時，先選要套用簽名的帳戶。
- 選取「新增簽名」並取一個名稱，在名稱下方的編輯方塊按 Ctrl+V 貼上。
- 用底部的核取方塊選擇新郵件、回覆與轉寄要不要自動加上簽名，完成後選取「儲存」。
傳統 Outlook（Windows）
- 開啟一封新郵件，在「郵件」功能表選取「簽名」→「簽名」。
- 在「電子郵件帳戶」選擇要用這個簽名的帳戶，在「選取要編輯的簽名」底下選「新增」並輸入名稱。
- 在「編輯簽名」的方塊按 Ctrl+V 貼上。
- 在「選擇預設簽名」設定新郵件、回覆與轉寄要用哪一個簽名，選「確定」儲存。
微軟的說明提醒：傳統 Outlook「此裝置上的簽章」存在建立它的那台電腦上，換一台電腦用 Outlook 時可能沒有，要再設一次。
Outlook 網頁版（含 Outlook.com）
- 選取頁面頂端的「設定」，再選取「帳戶」→「簽名」。
- 選取「新增簽名」並取一個名稱，在編輯方塊按 Ctrl+V 貼上。
- 用底部的核取方塊選擇要不要自動加到新郵件與回覆、轉寄，完成後選取「儲存」。
Outlook 和 Outlook 網頁版要各設一次。微軟的說明寫：「如果您有 Microsoft 帳戶，並且使用 Outlook 和 Outlook 網頁版或商務用 Outlook 網頁版，則您需要在這兩種產品中建立簽名。」
Gmail（電腦版）
- 開啟 Gmail，依序按一下右上方的「設定」圖示、「查看所有設定」。
- 在「一般設定」頁面中捲動至「簽名」，在「簽名」部分的方塊內按 Ctrl+V 貼上。已經有好幾個簽名時，先按一下要改的那一個。
- 需要的話，選擇新郵件與回覆的郵件預設用哪一個簽名，再按一下頁面底部的「儲存變更」。
Google 的說明寫「簽名最多可以包含 10,000 個字元」，圖片也會計入。這份簽名超過上限時，工具區會提醒。
手機的 Gmail 應用程式另外有「行動版簽名」，只在用應用程式寄信時使用；Google 的說明寫，沒有在應用程式裡建立簽名時，新郵件會使用你在電腦上建立的簽名。
資料來源（查核日 2026-09-29）：微軟〈如何在 Outlook 中新增和變更電子郵件簽名〉、Google〈建立 Gmail 簽名〉。
為什麼只用表格與行內樣式
傳統 Outlook 用 Word 的排版引擎顯示郵件，很多網頁常用的排版方式它都不認得，例如 flex、浮動與 class 樣式；簽名又是貼進各家信箱的編輯器，編輯器通常只留得住寫在每個元素上的樣式。所以這裡的每個版型都只用表格排位置、只用行內樣式設定字級與顏色，分隔線畫在儲存格的框線上，Logo 一定寫明寬度與高度。
| 版型 | 長什麼樣 | 適合 |
|---|---|---|
| 左 Logo 右資料 | Logo 在左，右邊的資料前面有一條主色直線 | 有方形或直式 Logo，想讓人一眼認出公司 |
| 上下分隔線 | 姓名職稱在上，公司資料上下各一條線，Logo 放最下面 | 資料多，想分段看得清楚 |
| 上 Logo 下資料 | Logo 在最上面，資料排在下面 | 橫式的長 Logo |
| 純文字 | 沒有圖片與線條 | 最穩，哪一種信箱都不跑版 |
字型依序指定微軟正黑體、蘋方與 Arial，收件人的電腦會用第一個有的字型。
Logo 圖片網址
本站不上傳、也不代管你的圖片，Logo 只收你自己的圖片網址：在瀏覽器打開那個網址，畫面上只有那張圖。收件人每次打開信，信箱都是從這個網址讀圖，網址失效或換了位置，舊信裡的 Logo 也會一起破掉，所以建議用公司官網上長期不變的位置。
- 公司官網的 Logo：在官網的 Logo 上按右鍵，選「複製圖片網址」。
- Google 雲端硬碟、OneDrive、Dropbox 的分享連結打開是一個網頁，不是圖片本身，收件人多半看不到。
- 直接貼進簽名的圖片（data: 開頭的內嵌圖片）會被 Gmail 拿掉，所以這裡不收。
- 用 https 開頭的網址；http 的圖片有些信箱會擋。
- 有些收件人的 Outlook 不會自動下載網路上的圖片，要按一下「下載圖片」才看得到 Logo。電話、地址這些資料一定要是文字，不要做成圖片。
填了 Logo 網址時，瀏覽器會向那個網址取圖來顯示預覽，那個網站看得到一般的連線資訊（例如 IP 位址），跟打開任何網頁上的圖片一樣。從公司範本連結帶進來的 Logo 不會自動載入，要你按「載入 Logo」才會向那個網址取圖。
給行政：用公司範本連結統一全公司的簽名
在「公司資料」填好公司名稱、總機、網址、地址與 Logo，選好版型與主色，再到「給行政：公司範本連結」按「產生範本連結」，把連結用 Email 或公司內部的通訊軟體發給同事。同事打開連結，公司欄位與版型已經帶入，按一下「載入 Logo」，再填自己的姓名、職稱與分機，就能複製出跟大家一樣的簽名。
本站其他工具的資料一律不寫進網址，範本連結是唯一的例外，範圍刻意收得很窄：
- 連結只帶公司欄位：公司名稱、英文公司名稱、公司電話（總機）、公司網址、地址、英文地址、Logo 圖片網址、Logo 寬度、主色、版型與欄位標示。姓名、職稱、部門、分機、手機與 Email 不會放進連結。
- 這些欄位寫在網址的 # 後面。瀏覽器不會把 # 後面的內容送到伺服器；同事打開連結時，本站在載入統計之前就把它從網址列拿掉，所以也不會進 Google Analytics。
- 拿到連結的人都看得到裡面的公司資料，就跟公司官網上公開的資訊一樣；不想公開的內部資訊不要填進公司欄位。
- 同事打開連結時，範本裡的 Logo 不會自動載入：畫面會寫出 Logo 放在哪個網站，同事按「載入 Logo」才會向那個網址取圖、放進簽名。範本連結誰都能組，這樣打開一條陌生的連結，也不會自動連到別的網站。
- 同事打開後重新整理，範本就不見了（網址列已經沒有它），再從原本的連結打開一次即可。
範例：同時複製的純文字版本
按「複製簽名」時會同時放一份純文字，貼進記事本或只收純文字的地方時用的是這一份。上面預覽的範例資料，純文字版本長這樣（由本工具產生）：
王小明 Ming Wang 管理部 行政專員 | Administrative Specialist 口袋文具股份有限公司 Pocket Stationery Co., Ltd. 電話 02-2345-6789 分機 123 | 手機 0912-345-678 信箱 ming.wang@example.com | 網站 www.example.com 100 臺北市中正區重慶南路一段 122 號 No. 122, Sec. 1, Chongqing S. Rd., Zhongzheng Dist., Taipei City 100
常見問題
貼上之後格式跑掉
先確認是貼在簽名設定的編輯方塊，不是信件內文。傳統 Outlook 的字型看起來不一樣，多半是電腦沒有那個字型。還是跑掉的話，改用「純文字」版型，或用「下載 .htm」的檔案在瀏覽器打開後全選複製。
按「複製簽名」沒有反應
有些瀏覽器或公司電腦不讓網頁寫入剪貼簿，這時預覽會整個被選取，按 Ctrl+C（Mac 是 Command+C）就能複製。
下載的 .htm 要做什麼用
.htm 是一份完整的網頁檔，裡面就是這份簽名，可以留著之後再用、交給 IT 統一設定，或用瀏覽器打開後按 Ctrl+A 全選、Ctrl+C 複製再貼上。檔案只在你的電腦裡。
英文地址怎麼寫
台灣地址翻成英文要倒過來寫，從門牌號碼寫到縣市，最後是郵遞區號。不確定的話用中文地址翻英文，把結果貼進「英文地址」。