行政小幫手指南

給總務、秘書與人資的免費線上工具，不必登入，打開就做完

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行政的工作，很多是一直重複的小事：排會議前先查那天有沒有放假、算公文期限往後推幾個工作天、跟國外分公司開會先對時差、月底把打卡時間加成工時。辦活動前要做一整批桌牌和名牌，系統匯出的民國日期 Excel 不認得，CSV 一打開是亂碼，公告名單前還得把姓名遮一半。這些事都不難，只是每次都要查資料、找範本、套公式。行政小幫手把每件事各做成一個工具。這頁告訴你每個工具什麼時候用、這些工具共通的用法，還有列印前要先設好的地方。

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工具一覽

不知道該用哪一個？先看手上是什麼事：

• 要查日期、算時間或換算單位：看「查詢與計算」
• 名單要印成桌牌、名牌或側標：看「列印版面」
• 一整欄資料或一個 CSV 檔要整理，或社區開區權會要算出席與表決門檻：看「資料整理」
• 要做 Email 簽名檔：看「文書與信件」

查詢與計算

• 行事曆查詢：排會議、排班或排出貨日之前，輸入民國或西元日期（116/2/9、1160209 都可以），看那天星期幾、ISO 第幾週、農曆幾月幾日，以及行政機關放不放假、是國定假日還是補假。收錄的年份各有一頁年份行事曆，整理全年的連假、補假表和請假攻略，還能下載 .ics 匯入 Google 日曆或 Outlook。
• 日期計算機：要算交期、公文期限，或試用期到哪一天的時候用。可以算兩個日期差幾天、中間有幾個上班日，也能從某天往後或往前推幾天、幾週、幾個月、幾年或幾個工作天，民國年直接打就好，也可以按欄位旁的月曆圖示點選，月曆上標了國定假日、補假和補行上班。上班日預設照人事總處的辦公日曆，扣掉國定假日和補假，做六休一這種班表也能自訂每週休哪幾天；頁面還附 Excel 的 NETWORKDAYS、WORKDAY 公式，和可以直接複製的假日清單。
• 台制公制英制單位換算表：採購單上的台斤、裝潢估價單的台尺、土地的坪和甲，還有進口規格上寫的磅、加侖、華氏溫度和 GB，都能在這裡換。表上隨便改一格，同一類的單位馬上跟著換好。每個單位附定義與出處，按那一列的「複製」就能貼進 Excel。
• 農曆國曆換算：排尾牙、春酒、拜拜，或把長輩的農曆生日填進只收國曆的系統時用。國曆、農曆兩個方向都能換，閏月、節氣、干支年與生肖一起顯示；選農曆生日，就列出接下來 10 年各是國曆哪一天，另附農曆節日與 24 節氣表。
• 時差查詢與時區轉換：跟國外客戶或分公司開會、寄信前，看東京、紐約、倫敦這些城市現在幾點、跟台灣差幾小時，夏令時間自動算進去。輸入一個時間就換算各地幾點，跨日會標「隔天」或「前一天」。切到「開會時間」，還會標出大家都在上班的時段。
• 工時計算器：月底要把打卡時間加成工時的時候用。從 Excel 貼上日期和上下班時間，選好休息怎麼扣，就會列出每天工時、超過 8 小時的部分、出勤天數和每週合計，跨夜班也算得出來。結果可以一列對一列貼回 Excel。它不算加班費，也不判斷合不合法。

列印版面

• 三角桌牌產生器：開會、研討會或尾牙前，從 Excel 複製單位、職稱、姓名（1 到 3 欄）貼上，一次排好整批三角桌牌（一頁一張）或對折桌牌（一頁兩張）。字會照每個名字的寬度自動縮到剛好，背面自動倒過來印，折好兩面都是正的。婚宴、餐會可以改排席次卡，一頁 8 張；輸入桌數，也能做出「第 1 桌」到「第 N 桌」的桌號卡。
• 名牌製作與批次列印：研討會、教育訓練或新生訓練要做胸前名牌時用。貼上 Excel 名單，選名片大小、信用卡大小或直式，A4 一頁排 10 張，還會印裁切線，剪下來就能放進名牌套。尺寸不合，也可以自己填寬和高，工具會算出一頁排得下幾張。頁面附常見名牌套的內徑表，建議先量套子再選尺寸。
• 資料夾側標產生器：整理檔案櫃時，每行打一個資料夾，或從 Excel 貼上年度、類別、標題、單位（1 到 4 欄），選常見背寬或自訂寬與長（公釐）。預設直書，2 到 4 位數的年度與編號自動轉正（縱中橫），每一條縮到剛好放得下，排滿 A4 並印裁切線；依類別可以加彩色色帶，黑白印表機改用不同粗細的框線區分。

資料整理

• 民國西元日期 Excel 批次轉換：政府系統或 ERP 匯出的民國日期，整欄貼上一次轉成西元，也能反過來轉，一次最多一萬列；7 碼 1150926、115/09/26、115年9月26日、2026/9/26 與 Excel 日期序號都認得。空白列留在原位，轉不了的列也留著並寫出原因，按「複製整欄」貼回 Excel，列數剛好對得上。頁面另附舊版 Excel 也能用的公式。
• CSV 亂碼修復與轉 Excel：銀行、電商後台或政府網站下載的 CSV 用 Excel 打開變亂碼，或電話、郵遞區號前面的 0 不見了，拖進來就能修。它會自動判斷是 UTF-8、Big5 還是 UTF-16，前 20 列用兩種讀法並排給你看，挑對的那個就好。每一欄可以選存成文字或數字，最後下載 .xlsx 或含 BOM 的 UTF-8 CSV；舊系統只收 Big5 的話，也能下載 Big5 的 CSV。
• 姓名隱碼、個資遮罩工具：公告中獎、錄取或繳費名單前，從 Excel 貼上整份名單，每一欄指定是姓名、電話、身分證或統一證號、Email、地址、生日、學號還是車牌，一次遮成王○明、0912678、A12*789。也能直接套用臺北市政府個人資料遮罩作業 SOP。遮完列數和欄位都不變，整塊貼回 Excel 就好。
• 名單比對與合併去重：報名對簽到、應繳對已繳都能用。從 Excel 整列貼上兩份名單，選用姓名、員編、身分證或電話來比，就會列出誰沒到、誰不在名單上，還有要再確認的人。另外會產生一欄跟原表一列對一列的「已到／未到」，貼在原表旁邊就對齊，不用寫 VLOOKUP。兩份名單也能合併去重。
• 區權會出席人數與表決門檻試算：社區開區分所有權人會議前，貼上戶號、區分所有權人與面積，就會算出每戶的區分所有權比例；再依公寓大廈管理條例第 31 條、第 32 條，或規約自訂的條件，列出開議和表決要過的人數門檻與比例門檻。開會當天逐戶報到、逐案勾選同意，畫面上方會即時顯示還差幾戶、還差多少比例。試算結果不是法律意見，規約有另外規定的，照規約走。

文書與信件

• Email 簽名檔產生器：新同事到職，要做一份跟大家一樣的簽名檔時用。填好中英文姓名、職稱、分機和公司資料，選個版型就能即時預覽，一鍵複製後貼進新版或傳統 Outlook、Outlook 網頁版和 Gmail。行政可以產生一條只帶公司欄位的範本連結發給同事，同事只要填自己的姓名、職稱與分機。

日本版：事務ツール

給日本公司的總務、人事與會計用的另一組工具，畫面與說明都是日文，放在 事務ツール：和暦與西暦互換加年齢早見表、把金額寫成領収書與のし袋用的大字（金壱萬円也）、日本的祝日與連休表（可下載 .ics），以及依日本勞動基準法算有給休暇的付与日数。它們照日本的制度做，不是台灣工具的翻譯。

共通的用法：整欄貼上、整欄貼回

桌牌、名牌、側標、民國日期、姓名隱碼、名單比對、區權會試算與工時計算器都從同一個動作開始：複製 Excel 或 Google 試算表的一欄或好幾欄，直接貼進輸入框。從試算表複製的欄位會自動分好，不必先另存成檔案，也不用套範本。CSV 工具則是直接把檔案拖進來。

民國日期、姓名隱碼、名單比對與工時計算器的結果照原本的列數排好，可以整欄或整塊貼回試算表，不用再一列一列對。空白列留在原位，有問題的列也留在原位並標出來，不會被偷偷跳過。貼回去之後，哪幾列要自己處理，一眼就看得到。

行事曆、日期計算機、農曆與時差不用貼名單，打一個日期或時間就有結果。單位換算的結果、日期計算機的假日清單也能複製貼進 Excel，年份行事曆則可以下載 .ics 匯入日曆。

列印前先設好三件事

桌牌、席次卡、名牌與側標按「列印」會打開 Edge 或 Chrome 自己的列印視窗，第一次印之前先確認：

1. 縮放選「實際大小」（100%），不要選「符合頁面大小」，否則整張會被縮小，桌牌的折線、名牌與側標的尺寸都會跑掉。
2. 取消勾選「頁首和頁尾」，否則網址與日期會印在紙邊。
3. 先印第一頁量校正尺：第一頁印著一把 5 公分的校正尺，用尺量剛好 5 公分，代表大小正確，再印整批。

建議用 Windows 的 Edge 或 Chrome 列印。字型有標楷體、微軟正黑體、新細明體可以選，都是 Windows 內建的；Mac 和手機多半沒有標楷體和新細明體，偵測不到時頁面會提醒你，並改用相近的字型。一定要印標楷體，就用 Windows 電腦印。

想讓桌牌、席次卡立得挺一點，改用 160 到 200 磅的卡紙，印表機的紙張種類記得選「厚紙」。

行政小幫手不會直接產生 PDF 檔。要 PDF 的話，在列印視窗的印表機選「另存為 PDF」就好。

資料只在你的瀏覽器處理

名單、地址、金額、日期、時間與選擇的檔案，都只在你的瀏覽器裡處理：不上傳、不寫進網址、不存進瀏覽器，關掉分頁就消失。例外只有兩個，都要你自己按才會發生：

• 區權會試算的「暫存到這台裝置」：開會中怕當機時，可以把名冊與報到狀態存在這台裝置的瀏覽器。7 天後失效，下次打開那一頁時才會刪除，也能隨時按「刪除暫存」；預設不存。
• Email 簽名檔的公司範本連結：只帶公司名稱、總機、網址、地址、Logo 網址與版面設定，不帶姓名、職稱、分機、手機與 Email；這些資料放在網址 # 後面，不會送到伺服器。簽名檔填了 Logo 網址時，瀏覽器會向那個網址取圖。

行政小幫手用 Google Analytics 統計使用量，只記錄計數與選項，例如印了幾張、轉了幾列、選了哪種版型或功能、結果是哪一種，不記錄你輸入的名單、日期、時間與數字。完整說明見行政小幫手的隱私權說明。

這一版還沒有的

• 區權會試算還不能列印出席名冊與出席委託書，也還不支援人民團體的會員大會。
• 名單比對一次比兩份，三份以上的點名單還不能逐人統計出席次數。
• 行事曆查詢與日期計算機只收錄近幾年人事總處已經公告的辦公日曆，更早的年份查不到放不放假；還沒公告的年份，要等人事總處公告後才會加進來。
• 側標的常見背寬依文具廠商公布的規格估算，尺寸不合時先用自訂寬與長。

常見問題

要付費或註冊嗎？ 不用。每個工具都免費，不用登入，也不用安裝任何程式。

行事曆和日期計算機的放假日，民間公司也適用嗎？ 不一定。這兩個工具照的是人事總處公告的辦公日曆，那是給政府行政機關用的。民間公司的補假要放哪一天，由勞資雙方協商決定，不一定跟公家機關同一天。如果公司的假日跟公家不一樣，日期計算機可以改成只扣週六日，算完再對一下公司的行事曆。

工時計算器會算加班費嗎？ 不會。它只列出每天超過 8 小時的部分，不會直接當成加班，也不判斷合不合法。月薪制要算加班費，可以用社畜人生計算機的加班費計算。

印出來比預期小怎麼辦？ 先量第一頁的校正尺。不是 5 公分，多半是縮放被設成「符合頁面大小」，改成「實際大小」再印一次。

名單裡有個資，可以放心貼嗎？ 名單只在你的瀏覽器裡處理，不上傳，也不存進瀏覽器，關掉分頁就消失。姓名隱碼只是把字遮起來，不等於去識別化，名單能不能公告仍要依你單位的規定判斷。

區權會試算的結果可以直接當成決議依據嗎？ 不行。它照公寓大廈管理條例的條文與內政部營建署的手冊試算，條文沒寫清楚的地方做成可以切換的計算假設。規約有另外規定的，照規約走；個案請洽所在縣市政府的公寓大廈管理業務單位或律師。

想要其他行政工具？ 到口袋工具的聯絡頁面告訴我們想要什麼工具，或哪裡算錯、印歪。回報時附上用的瀏覽器與印表機會更快找到原因，請不要附上真實的名單或個資。

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金額要寫成發票、支票用的國字大寫，或從含稅、未稅金額算出 5% 營業稅，可以用站內的數字轉國字大寫；簽名檔的英文地址可以用地址中翻英；要算特休、加班費或資遣費，可以看社畜人生計算機。也可以回到工具總覽看看其他工具。